Un workflow d’approbation définit qui doit valider quoi, dans quel ordre et dans quel délai avant qu’un paiement parte à la banque. Il s’applique aux lots de paiement fournisseurs, aux lots de prélèvement (SDD), aux remises LCR et aux paiements libres.
Vocabulaire
| Terme | Définition |
|---|---|
| Politique | Une règle complète : des conditions (quels paiements), des étapes (qui valide) et des options (délais, notifications). Une société peut avoir plusieurs politiques. |
| Priorité | Ordre d’évaluation des politiques : la priorité 1 est testée en premier. |
| Étape | Un niveau de validation. Les étapes s’enchaînent dans l’ordre : l’étape 2 ne commence que quand l’étape 1 est validée. |
| Valideur | Personne habilitée à approuver ou rejeter à une étape. |
| Groupe de valideurs | Liste nommée de personnes réutilisable dans plusieurs politiques (ex. « Trésorerie », « Direction financière »). |
| Quorum | Nombre d’approbations nécessaires pour valider une étape. |
Circuit simple ou Workflow avancé
Sans l’option Workflow avancé, Arkaio applique un circuit simple réglé dans les paramètres : si « Exiger une approbation pour les lots » est activé, tout lot au-dessus du montant minimum doit être approuvé par une personne habilitée ; les administrateurs et contrôleurs en sont dispensés. Avec l’option, ce sont les politiques décrites ci-dessous qui s’appliquent : dès qu’une politique active existe, le circuit simple n’est plus utilisé.
Attention — En circuit simple, un administrateur ou un contrôleur peut envoyer un lot sans approbation. Pour une séparation stricte des tâches, activez le Workflow avancé avec la règle des 4 yeux.
Comment Arkaio choisit la politique
- Au moment où un utilisateur soumet un lot, Arkaio prend les politiques actives de la société, triées par priorité (1, puis 2, puis 3…).
- Il teste les conditions de chacune. La première qui correspond est retenue ; les suivantes sont ignorées.
- Si aucune ne correspond, le lot n’a pas besoin d’approbation et peut être envoyé directement.
- La politique retenue est copiée dans la demande d’approbation : modifier la politique ensuite n’a aucun effet sur les demandes déjà en cours.
Attention — Donnez la priorité la plus haute (le plus petit numéro) aux politiques les plus spécifiques. Si une politique « tous les paiements » a la priorité 1, elle capte tout et les politiques suivantes ne servent jamais.
Astuce — Pour garantir qu'aucun paiement ne part sans contrôle, créez en dernière priorité une politique sans condition (tous types, tous montants) avec une étape simple.
Liste des politiques d’une société, avec priorité et conditions
Mis à jour le 17 octobre 2026