Toutes les factures ne sont pas payées en totalité ni en une seule fois : avoirs, acomptes, contraintes de trésorerie ou litiges conduisent à des paiements partiels. En même temps, la finance veut pouvoir plafonner le montant global d'une campagne de paiement. Cet article montre comment gérer proprement les paiements partiels et un budget de campagne dans Sage Intacct.
Pourquoi les paiements partiels sont délicats
Dans un traitement manuel, le montant payé est ajusté dans un tableur, le fichier de paiement modifié à la main et le reliquat suivi plus tard. Cela crée des écarts entre la banque et la comptabilité et complique le rapprochement, comme on le voit dans le rapprochement bancaire automatisé.
Des paiements partiels dans un circuit guidé
- Les factures approuvées dans Sage Intacct sont sélectionnées et reprises dans Arkaio pour paiement.
- Les avoirs et acomptes existants peuvent être déduits du montant dû.
- Le montant à verser peut être réduit manuellement : cela génère un paiement partiel dans Sage Intacct.
- Plusieurs paiements partiels successifs sur une même facture sont possibles tant qu'elle n'est pas entièrement soldée dans Sage Intacct.
- Le paiement partiel est appliqué directement à la facture initiale.
Budget et montant cible d'une campagne
Un budget peut être fixé pour une campagne de paiement. Si le montant sélectionné le dépasse, un message d'avertissement s'affiche. On peut aussi définir un montant cible : Arkaio sélectionne alors automatiquement des factures dans la limite de ce montant.
Cas d'usage
- PME avec une trésorerie tendue : des campagnes de paiement dans la limite du solde disponible.
- ETI et groupes : des budgets de paiement par entité ou par banque.
- Cabinets comptables : des campagnes pour des clients ayant chacun leurs plafonds, voir centraliser les paiements.
Contrôle et traçabilité
Les factures sélectionnées sont stockées dans Arkaio avec les montants retenus au moment de la préparation du batch. Dès que le batch est créé, un batch de paiement correspondant est généré dans Sage Intacct. Sur le format de paiement, voir pain.001 vs pain.008.
Limites
Le budget est un seuil d'alerte, pas un substitut aux règles de validation internes. Les décisions sur les avoirs et les montants partiels restent des décisions métier de vos utilisateurs.
À retenir
Les paiements partiels et les budgets n'ont pas à vivre dans des tableurs. Un circuit guidé maintient la cohérence entre la banque et la comptabilité et donne à la finance la maîtrise des décaissements.